Vẽ tiến độ ngang trong excel là một trong những từ khóa được gg search nhiều nhất về chủ đề vẽ tiến độ ngang trong excel. Trong bài viết này, genz.vn sẽ viết bài viết hướng dẫn vẽ tiến độ ngang trong excel mới nhất 2020.
Hướng dẫn vẽ tiến độ ngang trong excel mới nhất 2020
1. Sẵn sàng dữ liệu
Để có dữ liệu giúp cho cho content này, mời các bạn nhìn thấy lại hai bài sau:
tut mẹo định hình tiến độ dự án với hàm workday trong Excel
chỉ dẫn mẹo lập bảng so sánh plan với thực hiện dự án trong Excel
Bảng dữ liệu của dự án sau khi hoàn thiện của chúng ta giống như sau:
Để bổ sung thêm cho phần Thực hiện dự án, chúng ta sẽ thêm cột phần trăm completion (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng Thực hiện (actual), song song thêm mục Days completed (số ngày đã thực hiện) trong Data Preparation trong đó:
- Nếu Project timeline (thời gian dự án) cho mục kế hoạch thì sẽ không tính Days completed
- Nếu Project timeline là Actual thì Days completed = % completion * Days
Bảng dữ liệu sau khi hoàn thiện sẽ như sau:
Mục đích: biết được thực tế đang hoàn thiện bao nhiêu phần trăm đối với tiêu phù hợp
2. CÁC BƯỚC VẼ BIỂU ĐỒ GANTT CHART
2.1. TẠO MỚI 1 BIỂU ĐỒ
Trong thẻ Insert trên thanh tool, lựa chọn Chart / Bar / Stacked Bar
2.2. NẠP DỮ LIỆU VÀO CHART
Trong thẻ Chart Tools (bấm vào biểu đồ vừa tạo sẽ xuất hiện thẻ Chart tools trên thanh công cụ) chọn mục thiết kế, chọn tiếp Select Data
Trong Chart data range: lựa chọn vùng dữ liệu nạp vào Chart:
Thêm 1 vùng dữ liệu nữa là Start date: Trong phần Legend Entries (series) click Add
kế tiếp chúng ta sẽ thay đổi thứ tự cho Start date đưa lên trước mục Days trong Legend Entries và Edit lại cho mục Horizontal (category) Axis Labels. Hoàn tất bước này chúng ta sẽ thu được biểu đồ như bên dưới:
2.3. bố trí THỨ TỰ CỦA CÁC TASK
Trong biểu đồ trên chúng ta thấy các Task đang sắp xếp thứ tự ngược so với mong muốn. vì vậy chúng ta sẽ sắp xếp lại thứ tự này bằng cách:
- click vào tên các Task trong biểu đồ
- Trong cửa sổ Axis Options nhấn chọn cho mục Categories in reverse order
2.4. CHỈ GIỮ LẠI PHẦN BIỂU ĐỒ SỐ NGÀY THỰC HIỆN CHO CÁC TASK
Trong biểu đồ trên, phần tô màu xanh chính là phần số ngày thực hiện cho các Task, còn phần tô màu vàng là tính từ mốc khởi đầu. Mốc này được Excel auto gợi ý. do vậy mục đích của chúng ta khi vẽ biểu đồ Gantt chart để cai quản tiến độ dự án chính là chỉ hiển thị phần Số ngày thực hiện các Task.
Để ẩn phần tô màu vàng, chúng ta click chuột phải vào thanh biểu đồ, chọn Format Data Series, trong mục Fill lựa chọn No fill, mục Border lựa chọn No Line
2.5. refresh KHOẢNG THỜI GIAN CỦA BIỂU ĐỒ
Khi vẽ biểu đồ dạng này, Excel sẽ tự động gợi ý cho chúng ta về khoảng thời gian. bên cạnh đó ví dụ này không phải lúc nào cũng chuẩn xác. do đó chúng ta sẽ cần điều chỉnh lại khoảng thời gian này cho sát với dự án mà chúng ta theo dõi.
bên cạnh đó khi chúng ta bấm chuột vào mục Ngày trong biểu đồ thì thấy:
- Ngày nhỏ nhất được hiển thị dưới dạng số 43120 tương ứng với ngày 20/01/2018
- Ngày lớn nhất được hiển thị dưới dạng số 43240 tương ứng với ngày 20/05/2018
mục đích của chúng ta là refresh sang:
- Ngày nhỏ nhất mà gần sát với dự án đủ nội lực lựa chọn là ngày 01/03/2018
- Ngày lớn nhất mà gần sát với dự án có thể chọn là ngày 10/05/2018
Nhập 2 ngày này vào vị trí bất kỳ trong Sheet, sau đó format cells cho 2 vị trí đó dưới dạng General chúng ta sẽ thấy giá trị ngày này được hiển thị dưới dạng con số. Nhập 2 số này vào phần trên ta được:
2.6. THEO DÕI tỷ lệ hoàn thành CÔNG VIỆC
Để đủ sức theo dõi % hoàn thiện công việc thì chúng ta phải biểu diễn phần Days completed vào trong biểu đồ và lồng vào trong phần Days. Để sử dụng được điều này chúng ta sẽ thêm 1 đối tượng vào biểu đồ đó chính là Error Bar
click chuột vào biểu đồ và chọn trong thẻ Chart Tools/ thiết kế / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options…
Khi chọn More Error Bar Options sẽ xuất hiện mục Add Error Bars based on Series: Tức là Excel mong muốn hỏi chúng ta sẽ thêm dữ liệu Error Bar tính cho vùng dữ liệu nào. Ở đây chúng ta sẽ chọn cho Start date
Trong mục Format Error Bars thiết lập giống như sau:
- Direction lựa chọn Plus
- End syle chọn No cap
- Error Amount lựa chọn Custom / Specify Value và chọn tới vùng Days Completed (vùng O4:O9)
Sau đó chúng ta sẽ định hướng hiển thị cho vùng này như sau:
- lựa chọn màu (color): cần chọn màu có độ tương phản cao so với màu vừa mới hiển thị trên biểu đồ
- chọn độ rộng (width): tùy theo độ rộng của vùng biểu đồ để lựa chọn tương ứng sao cho Error Bar sẽ chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ nguồn
hiệu quả sau khi dùng Error Bar giống như sau (trong biểu đồ dưới đây đã đổi màu Working days là màu vàng, Error bar (day completed) màu xanh)
giống như vậy là chúng ta đã có thể hoàn thành được biểu đồ thống trị dự án (hay còn gọi là Gantt chart – biểu đồ thống trị tiến độ dự án).
không những thế để đủ nội lực nâng cao văn hóa về Excel và vận dụng Excel vào quản lý dự án, các bạn đủ sức tham dự kiềm hãm học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của hệ thống Học Excel Trực tuyến. khóa học sẽ làm bạn nắm vững các hàm, các công cụ trong Excel, vận dụng Conditional formatting trong việc tạo gantt chart thống trị tiến độ dự án.
Nguồn: https://blog.hocexcel.online/