Sơ đồ Gantt là gì? làm sao để nâng tầm quản lý dự án với kế hoạch Gantt là câu hỏi của phần lớn người quản trị con người đang tìm kiếm bởi đây chính là quá trình quản trị dự án của những nhà lãnh đạo. Qua bài đăng dưới đó sẽ bổ sung thêm nhiều nội dung hơn đến bạn đọc, cùng tham khảo nhé!
Sơ đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) còn được gọi là kế hoạch ngang Gantt hay biểu đồ Gantt. Đây là một trong những công cụ cổ điển nhất và vẫn được sử dụng phổ cập trong quản trị tiến độ hành động dự án hiện nay. Trong chiến lược quản lý này, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được biểu hiện trên trục hoành. Kế hoạch gồm 2 phần chủ đạo là
- Trục tung biểu hiện tên của các hoạt động.
- Trục hoành minh họa các mốc thời gian cho những công việc ấy.
Nhìn vào một kế hoạch quản lý Gantt, bạn có thể giản đơn làm chủ được các thông tin của từng công việc và cả dự án. Chủ đạo vì cách sắp xếp thông tin dễ dàng nhưng rõ ràng nên kế hoạch Gantt đã trở nên công cụ có ích khi lập chiến lược, lên timeline hành động hoặc quản lý tiến độ dự án.
Xem thêm Top 20 ngành nghề kinh doanh bạn có thể khởi nghiệp năm 2020
Ưu, nhược điểm của kế hoạch Gantt
Kế hoạch Gantt tuy dễ dàng tuy nhiên là một công cụ đặc biệt cho phép các nhân sự cấp cao dễ dàng chọn lựa được những gì cần phải làm, những gì đã được thực hiện trước, sau hay đúng quy trình.
sơ đồ Gantt phù hợp với những hoạt động dễ dàng, ít chồng chéo nhau, rất dễ tạo ra và giúp cho người coi dễ biết được công việc và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời gian hành động các công việc.
Tuy vậy, sơ đồ Gantt không thể hiện được mối quan hệ giữa các công tác, không ghi rõ qui trình công nghệ. Trong dự án có nhiều công tác thì việc làm này thể hiện rất rõ nét. Kế hoạch Gantt chỉ phù hợp ứng dụng cho những dự án có qui mô nhỏ, không khó khăn.
Doanh nghiệp bạn có cần tới một kế hoạch Gantt không?
Kế hoạch Gantt gồm có thanh ngang được dùng để minh họa dòng thời gian của dự án hoặc hoạt động. Mỗi thanh đại diện cho một bước trong công thức với độ dài là biểu thị lượng thời gian mà bước đó cần để hoàn thành.
Kế hoạch Gantt là một xác định tốt nếu bạn cần:
Trực quan vẽ ra một kế hoạch dự án và dòng thời gian
Sơ đồ Gantt rất tích cực trong việc hiển thị những công việc sẽ được làm, thời gian hành động và theo thứ tự nào, tạo ra sự bài bản trong chiến lược và thời gian của dự án.
Phối hợp nhiều bên có sự liên quan
Thường thường, nhiều đồng đội sẽ thực hiện việc hoàn thành công việc trên các phần khác nhau của một dự án cùng một lúc. Biểu đồ Gantt trao cho bạn góc nhìn về tất cả các phòng ban chuyển động tại bất kỳ thời điểm chi tiết nào và khi nào có thể chuyển tiếp công việc cho người kế tiếp.
Ước tính thời gian và khối lượng công việc
Bất kể thực hiện công việc một mình hay cùng tập thể, biểu đồ Gantt cho biết bạn cần bao nhiêu thời gian và nguồn lực nhân viên để có thể sắp xếp tài nguyên và sắp xếp thời hạn hợp lý.
Gantt chart là hình thức đơn giản nhất của một lịch trình dự án, là công cụ hợp lý nếu bạn mong muốn bổ sung cho người làm công và đối tác một bản tóm lược tổng thể về lịch trình dự án.
Kế hoạch Gantt được sử dụng khi nào?
Như ở phần sơ đồ gantt thì là gì thì chỉ chia sẻ về sự đặc biệt của sơ đồ gantt này với những nhà quản lý, tuy nhiên điều đó chưa đủ để bạn sẽ tưởng tượng ra được những thời điểm có thể dùng kế hoạch Gantt đúng không? Dưới đây đó sẽ là nội dung chiến lược Gantt được sử dụng khi nào:
- Mỗi khi lên dự án, chiến dịch, lập chiến lược và để theo dõi, giám sát vai trò hoạt động cần thực hiện trong một dự án đó;
- Truyền đạt cho được với nhân viên về kế hoạch hay cũng có khả năng đấy là hành trình xảy ra của một dự án đó.
- Muốn biết quy trình,hay trình tự, quá trình của dự án hoặc về thời gian thực hiện của dự án…
- Cập nhật diễn biến cũng là như tình hình hành động khi dự án tiếp tục.
- Theo dõi, đánh dấu vị trí của dự án đó. Đối với hoàn cảnh như này thì bạn cũng có khả năng dùng bản đồ giấy để tiện theo dõi cùng nhau, sử dụng giấy màu hoặc ghim bấm
Xem thêm Văn phòng chia sẻ – Mô hình thay thế của doanh nghiệp 5.0
Vì sao kế hoạch Gantt lại trở nên rộng rãi đến thế?
Vì những điểm tốt nhất của nó
sơ đồ Gantt là gì? kế hoạch Gantt là phương thức không tỳ vết để lập chiến lược cho những dự án: phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, dễ dàng tạo ra và làm cho người đọc dễ biết được công việc và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời gian hành động các công việc.
Quản lý cùng lúc nhiều nội dung
Chỉ với bí quyết thức trình bày đơn giản gồm 2 trục thực hiện công việc chính, Gantt chart giúp bạn nắm được rõ các nội dung không thể thiếu của một dự án: ai là người chịu trách nhiệm thực thi, thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành của hoạt động, mối quan hệ giữa một ngành nghề với toàn bộ tiến độ dự án.
⇒ Cách đại diện trực quan, dễ dàng tuy vậy rất dễ hiểu và nhanh chóng nắm được các nội dung chính.
Gia tăng năng suất
Các tất cả thông tin người thực hiện việc hoàn thành công việc, tiến độ thực hiện công việc được đưa ra công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án. Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thiện hoạt động bởi họ hiểu rằng: sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ tác động tới tiến độ hành động của thành viên khác và của cả dự án.
⇒ Sự chủ động trong hoạt động và hoàn thiện hoạt động với tinh thần trách nhiệm là một yếu tố kích thích tăng cường năng suất.
Xem thêm Giọng đọc thương hiệu là gì? Cách xác định giọng đọc thương hiệu cho doanh nghiệp
Dùng nguồn nhân lực đạt kết quả tốt
Sơ đồ Gantt là gì? Giản đồ Gantt trao cho người có nhiệm vụ quản lý, lập chiến lược dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Vì thế mà họ biết phân phối công việc sao cho đạt kết quả tốt, chắc chắn các nguồn nhân công được dùng phù hợp và tốt nhất.
Qua bài viết trên đây Genz.vn đã cung cấp các thông tin về sơ đồ Gantt là gì? Gantt được sử dụng khi nào?. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã dành nhiều thời gian để xem qua bài viết này nhé.
Mỹ Phượng – tổng hợp
Tham khảo ( fastdo.vn, resources.base.vn, … )
