Tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện là một định nghĩa còn tương đối mới lạ ở Việt Nam, vì thế mà có không hề ít bí quyết hiểu không giống nhau về định nghĩa này. Qua nội dung sau đây sẽ bổ sung thêm nhiều nội dung hơn đến các bạn đọc, cùng theo dõi nhé!
Tổ chức sự kiện là gì?
Theo từ điển tiếng Việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ nước ta,… mới được coi như sự kiện.
Có người lại hiểu sự kiện không chỉ dừng lại những công việc quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…
Vài số khác lại hiểu sự kiện Chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các công ty như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, recommend mặt hàng, hội chợ, triển lãm,…
Xem thêm Tổng hợp cách xây dựng chiến lược doanh nghiệp hiệu quả nhất 2020
Nhiệm vụ của tổ chức sự kiện
- Tổ chức sự kiện thành công giữ nhiệm vụ đặc biệt trong việc tiếp thị, truyền thông hình ảnh thương hiệu, tạo niềm và ấn tượng với khách hàng.
- Các công ty tổ chức sự kiện nhằm mục đích truyền bá sản phẩm, giúp người sử dụng biết tới những dịch vụ, mặt hàng đang bổ sung.
- Việc tổ chức sự kiện giúp mở rộng số lượng người sử dụng, tăng thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Mục đích của tổ chức sự kiện
- Gia tăng tốt nhất hiệu ứng từ marketing để tạo dấu ấn quan trọng trong mắt các đối tượng mục tiêu người tiêu dùng mục tiêu
- Giúp đỡ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh brand, mặt hàng, dịch vụ
- Làm điều chỉnh những nhận thức chủ quan ban đầu của công chúng, người sử dụng, người tiêu dùng, marketing đối với nhãn hiệu hay sản phẩm của một công ty, công ty, tổ chức nào đó
- Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ sale để tăng cường doanh số, recommend về chủ đạo sách của các kênh phân phối…
Các loại hình tổ chức sự kiện
Tại nước ta, sự kiện gồm có nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Vì thế, các kiểu hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục tiêu, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau:
- Sự kiện kỉ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm.
- Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục tiêu huấn luyện, truyền đạt nội dung mang tính giáo dục.
- Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự quan tâm và làm thay đổi tâm lý người sử dụng mua mặt hàng hoặc dùng dịch vụ.
- Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event): những sự kiện nhằm mục tiêu tôn vinh, biểu hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể.
4 Giai đoạn cơ bản trong công thức tổ chức sự kiện
Giai đoạn trước băt đầu tổ chức sự kiện
Trước khi bắt đầu sự kiện chuyên viên tổ chức sự kiện cần lấy thông tin người tiêu dùng lấy ý kiến tư vấn bí quyết hạng mục cho sự kiện. Chi tiết như:
- Nguyện vọng, mục đích của doanh nghiệp mong muốn tổ chức sự kiện
- Các yếu tố thiết yếu có thể tác động đến thành công của sự kiện
- Có quy trình chi tiết về cảm hứng
- Vận tải thi công lắp đặt các hạng mục, trang thiết bị đáp ứng cho sự kiện
- Hành động các chiến dịch quảng bá truyền thông cho sự kiện
- Có quy trình các giải pháp dự phòng cho sự cố
Giai đoạn chạy sự kiện
Giai đoạn này bao gồm các công việc như:
- Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang trí không thể thiếu
- Kiểm duyệt các hạng mục lần cuối, chạy trước chương trình
- Đón tiếp khách khai mạc sự kiện
- Quản lý theo dõi tiến độ cũng giống như điều hành sự kiện xảy ra đúng kịch bản đề ra
Giai đoạn sau tổ chức sự kiện
- Xúc tiến marketing quảng bá nhãn hiệu trong sự kiện
- Tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, dịch vụ giúp đỡ trong sự kiện
- Chăm sóc khách hàng để mang lại dịch vụ tối ưu. Họ sẽ nhớ bạn tìm đến bạn nếu cần.
Xử lý các vấn đề sau sự kiện
- các vấn đề liên quan đến kinh phí tổ chức
- Khắc phục sự cố, thiếu xót để rút kinh nghiệm
Xem t hêm Giọng đọc thương hiệu là gì? Cách xác định giọng đọc thương hiệu cho doanh nghiệp
Vì sao doanh nghiệp có thể xác định các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
Không ít doanh nghiệp có suy xét muốn tự mình khai triển sự kiện để tiết kiệm tiền của tổ chức. Tuy nhiên, suy xét này không chính xác hoàn toàn. Phía dưới là những lí do doanh nghiệp có thể thuê những doanh nghiệp tổ chức sự kiện:
Bảo đảm về chất lượng sự kiện
Tổ chức sự kiện là gì? Thực tế cho chúng ta thấy, các rủi to trong lúc thực hiện là điều rất dễ gặp với các doanh nghiệp chưa có trải nghiệm tổ chức. Vì thế, với các sự kiện lớn yêu cầu độ tiêu chuẩn, các công ty nên thuê doanh nghiệp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Họ là những người có nghiệp vụ chuyên ngành cũng như kinh nghiệm sẽ giúp bạn từ A đến Z như việc Xây dựng ý tưởng, xây dựng kế hoạch, điều hành sự kiện… Tại doanh nghiệp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, quy trình đã được lên sẵn và giao lại cho các phòng ban chạy chương trình, nhân sự sự kiện chuyên nghiệp. Nhờ vậy sự kiện luôn được cam kết diễn ra theo đúng kế hoạch.
Tối ưu chi phí và thời gian
Khi cộng tác với các công ty chuyện nghiệp, các doanh nghiệp sẽ được cung cấp mức giá dịch vụ ưu đãu bởi các doanh nghiệp tổ chức sự kiện luôn có nhiều đối tác thân quen trong ngành. Ngoài ra, họ cũng có đầy đủ kho thiết bị sự kiện và nhân viên chuyên môn.
Ngoài ra, khi thuê doanh nghiệp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín, các công ty sẽ không phải bỏ ra quá là nhiều thời gian để chuẩn bị cho sự kiện. Các doanh nghiệp chỉ phải đưa ra yêu cầu và ý tưởng không thể thiếu cho sự kiện, công việc còn lại, các doanh nghiệp tổ chức sự kiện sẽ làm theo đúng đòi hỏi.
Xem thêm CFO trong doanh nghiệp là gì? Vai trò của CFO là gì?
Quảng bá hình ảnh
Tổ chức sự kiện là gì? Hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện còn giúp doanh nghiệp của bạn quảng bá hình ảnh trên các phương tiện marketing, xã hội vì họ đã có sẵn những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.
Qua bài viết trên đã Genz.vn đã cung cấp các thông tin về tổ chức sự kiện là gì? Mục đích của tổ chức sự kiện. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc. Cảm ươn các bạn đã dành thời gian để xem qua bài viết này nhé!
Lộc Đạt – Tổng hợp
Tham khảo ( quangcaotruyenhinh.com, cat-event.com.vn, … )