Kỹ năng văn phòng là nền tảng căn bản để bạn lọt vào mắt xanh của các nhà phỏng vấn và tồn tại nơi công sở. Việc làm này chiếm vai trò vô cùng quan trọng khi đến 60% sự thành công của một người làm trong công ty hay doanh nghiệp. Hãy cùng mình tìm hiểu các kỹ năng văn phòng cần thiết qua bài viết dưới đây nhé!
Định nghĩa văn phòng
Có không ít khái niệm về văn phòng, văn phòng có thể là nơi làm việc của cá nhân (lãnh đạo, thủ trưởng, người “quan trọng”) hay là trụ sở của công ty, doanh nghiệp. Không những thế văn phòng cũng là nơi làm việc hay tổ chức cuộc họp, đàm phán. văn phòng thường gắn liền với các công tác thu nhận, lưu trữ như lưu giữ thông tin.
Định nghĩa về nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng là cụm từ hay được dùng rất nhiều trong lĩnh vực hành chính văn phòng. bất cứ trong một văn phòng nào cũng có những nhân viên đảm nhiệm chuyên môn này. Nhân viên văn phòng là gì? Trong tiếng anh mọi người thường khái niệm đó là những “Office Staff”. Đây chính là 1 trong người thường xuyên được ví như là “bảo mẫu” của doanh nghiệp, tiến hành các công việc nhất định thuộc các chuyên môn về hành chính. Hầu hết tại các cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp hiện nay, nhân viên văn phòng là bộ phận rất cần thiết của bất kể cơ quan nào.
Nhân viên văn phòng là một bộ phận cốt lõi được coi là một cái nôi nuôi dưỡng và phục vụ cho hầu hết các hoạt động của công ty, từ khâu giải quyết các thủ tục về hành chính và lễ tân đón khách, đến những sự kiện làm việc hỗ trợ cho toàn bộ nhân viên, không những thế còn có thể trao đổi pháp lý cho lãnh đạo nếu quan trọng. Vì thuộc tính nghề như vậy, ở nhiều công ty, nhân viên văn phòng được bố trí và bố trí thích hợp để thuận tiện cho việc bàn bạc, hỗ trợ lẫn nhau.
Xem thêm: 7 kỹ năng cần thiết cho mọi nhân viên văn phòng bạn đã biết chưa?
Kỹ năng hành chính văn phòng là gì?
Kỹ năng hành chính văn phòng là những khả năng ảnh hưởng đến các ngành nghề tại công ty hoặc tổ chức văn phòng, và cần thiết cho nhiều nghề không giống nhau, từ trợ lý công sở đến thư ký đến quản trị công sở. Nhân viên đảm nhận mọi công việc trong công ty và doanh nghiệp đều chắc chắn phải có kỹ năng hành chính văn phòng. Người ứng tuyển việc làm với khả năng hành chính tốt đang có nhu cầu việc làm cao trong hầu hết mọi ngành nghề công nghiệp.
Những người có chuyên môn ở các vị trí hành chính phải có khả năng giải quyết nhiều bộ phận linh động và các tình huống cùng một lúc. Phát triển các khả năng hành chính để giúp bạn có thể thăng tiến và tạo nhiều thời cơ mới trong ngành của chính mình.
Những kỹ năng văn phòng cần cần có
Kỹ năng giao tiếp
Đây là điều đầu tiên bạn gây ấn tượng đối với mọi người xung quanh và có thể là kỹ năng văn phòng cần thiết nhất của mỗi nhân viên. Hãy nhớ giao tiếp không phải hùng biện, có thể bạn hùng biện rất tốt nhưng không có nghĩa bạn giao tiếp tốt. Giao tiếp là cách bạn lắng nghe và thuyết phục đối phương ra sao, kết quả ra sao?
Bạn cũng không cần thể hiện bạn thân quá nhiều trước công chúng, việc này sẽ rất dễ tạo ra tác dụng ngược khiến bạn trở nên “khó ưa” với nhiều người. Khả năng giao tiếp nằm ở cách mà bạn quan sát, kiên nhẫn lắng nghe, bình tĩnh, đối đáp mọi người.
Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Kỹ năng hoạt động nhóm
Kỹ năng này hầu như các bạn đều đã được luyện tập ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Ông Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm sự nghiệp MBA ĐH Northeastern, Mỹ từng chia sẻ: “Các nhà quản lý luôn nguyện vọng nhân viên của họ có sự liên quan tốt với nhau vì điều này sẽ giúp tăng hiệu quả làm việc, chính bởi vậy 1 trong kỹ năng mềm cần thiết mà “dân” công sở nên tập luyện đó là kỹ năng cộng tác và tiến hành công việc nhóm. Để hợp tác và hoạt động nhóm có kết quả cần dựa trên nguyên tắc công bằng, tôn trọng và đoàn kết”.
Kỹ năng tin học
Kỹ năng tin học là 1 trong kỹ năng văn phong cần cần có khi bạn mong muốn làm việc tại công sở, bao gồm: kỹ năng gõ bàng phím nhanh, sử dụng thành thục Word – Excel, sử dụng mail sao cho đạt kết quả tốt, cách sao lưu số liệu và bảo vệ thiết bị khỏi phần mềm độc hại.
Thông thạo tin học hỗ trợ rất nhiều trong nghề mỗi ngày, giải quyết các hoạt động trong doanh nghiệp một cách nhanh hơn thủ công rất nhiều lần.
Xem thêm: Gen z nên học gì để có thể tự tin khi quyết định chọn nghề nghiệp
Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn
Không phải ai cũng yêu mến bạn, những va chạm trong quá trình làm việc rất dễ dẫn đến sự mâu thuẫn đôi bên. Tuy nhiên hãy luôn biết kiềm chế và tìm cách gải quyết những bất đồng với mọi người trong doanh nghiệp, đừng để bản thân trở thành “cái nhọt” của tất cả mọi người.\
Kỹ năng quyết định
Kỹ năng này đóng nhiệm vụ đưa ra quyết định cho sự thành bại của một đơn vị. Ở cấp dộ nhân viên, khi nhận một nhiệm vụ nào đó, hãy cân nhắc kĩ xem bạn có đủ sức hoàn thiện nó không, nếu như không, hãy lên tiếng từ chối hoặc nhờ sự giúp đỡ. Còn nếu như bạn là người chỉ đạo, thì việc đưa ra quyết định kịp thời không thể không có với công ty. Đúng người, đúng thời điểm sẽ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều thành quả to lớn.
